Appointment dan Biometrik Visa Denmark untuk WNI: Sampai Paspor Kembali

Tahap yang paling sering hilang dari hitungan bukan pengisian pengajuan online. Yang justru menentukan adalah tahap paling belakang, yaitu bagaimana paspormu kembali ke tanganmu sesudah keputusan atas pengajuan visa Denmark keluar. Banyak traveler menyusun rencana sampai hari datang menyerahkan berkas dan merekam biometrik, lalu menganggap sisanya berjalan sendiri. Padahal tahap pulangnya paspor itulah yang diam-diam menentukan tanggal paling awal kamu bisa terbang.

Pengajuan online berujung pada satu kunjungan, bukan pada akhir urusan

Alur visa Denmark untuk pemegang paspor Indonesia dimulai dari pengisian pengajuan secara online. Begitu pengisian itu selesai, kamu mendapat satu jadwal kunjungan untuk menyerahkan berkas sekaligus merekam biometrik berupa sidik jari dan foto wajah. Sampai di titik ini, hampir semua traveler sudah paham.

Yang jarang disadari adalah bahwa kunjungan itu bukan interaksi terakhirmu. Paspormu ditinggal di sana selama pengajuanmu diperiksa, dan pada akhirnya paspor itu harus berpindah kembali ke tanganmu. Perpindahan itu adalah tahap tersendiri, punya caranya sendiri, dan punya syaratnya sendiri. Tahap inilah yang dibahas di sini.

Isi berkas yang kamu bawa ke kunjungan itu tidak diulang di artikel ini karena sudah diurai per lembar di checklist berkas visa Schengen untuk WNI, jadi kita langsung ke bagian yang biasanya terlewat.

Mengatur jadwal kalau kamu berangkat serombongan

Kalau kamu berangkat bersama pasangan, orang tua, atau sekelompok teman, tiap orang tetap punya pengajuan sendiri dan tetap harus hadir sendiri untuk merekam biometrik. Yang bisa diatur adalah agar jadwal kunjungan seluruh anggota rombongan berdekatan, supaya berkas kalian diperiksa dalam rentang waktu yang mirip dan selesai dalam rentang yang mirip pula.

• Carikan jadwal kunjungan yang jatuh pada hari yang sama atau sedekat mungkin, karena rombongan yang jadwalnya berjauhan akan selesai berjauhan juga
• Tentukan satu orang yang paling fleksibel waktunya sebagai penanggung jawab urusan pengembalian paspor, bukan orang yang paling sibuk
• Anak kecil mendapat perlakuan berbeda dalam hal perekaman sidik jari, jadi tanyakan sejak awal supaya jadwal keluarga tidak disusun dengan asumsi yang salah
• Pastikan seluruh anggota rombongan memilih cara pengembalian paspor yang sama, karena mencampur dua cara dalam satu rombongan membuat paspor kalian lengkap pada waktu yang berbeda

Soal apakah berkas satu keluarga sebaiknya diajukan menumpuk atau dipisah, itu bahasan tersendiri yang sudah dikupas di panduan apply visa rombongan keluarga, dan di sini kita anggap pengajuannya sudah masuk.

Cara paspormu kembali ditentukan di awal, bukan di akhir

Umumnya ada dua cara paspormu kembali. Pertama, kamu datang lagi dan mengambilnya sendiri di tempat kamu dulu menyerahkan berkas. Kedua, paspormu dikirim ke alamat yang kamu daftarkan. Keduanya wajar, keduanya dipakai orang, dan tidak ada yang lebih benar secara mutlak.

Yang penting dipahami adalah waktu pemilihannya. Pilihan itu dicatat pada saat kamu menyerahkan berkas, bukan nanti ketika pengajuanmu sudah selesai diproses. Kamu menentukan jalur pulang paspormu di hari yang sama ketika kamu menyerahkannya, dalam keadaan pikiranmu masih penuh urusan berkas dan biometrik. Begitu pilihan itu terkunci, mengubahnya tidak selalu bisa dilakukan dengan satu permintaan saja.

Kamu memilih cara paspormu pulang di hari kamu menyerahkannya, bukan di hari kamu membutuhkannya.

Karena itu, tentukan dulu di rumah. Pikirkan jadwal kerjamu, jarak tempat tinggalmu dari tempat penyerahan berkas, dan siapa yang bisa menerima kiriman di alamatmu pada jam kerja. Datanglah ke kunjungan dengan jawaban yang sudah matang, bukan dengan jawaban yang kamu susun di tempat.

Kalau kamu tidak bisa datang mengambil sendiri

Mengambil sendiri terdengar paling sederhana sampai kamu menyadari bahwa hari pengambilan tidak bisa kamu tentukan sesuka hati. Kalau kamu tinggal di luar kota, sedang pergi ke luar negeri untuk urusan lain, atau pekerjaanmu tidak memungkinkan kamu keluar pada jam kerja, siapkan jalan keluarnya sebelum hari itu datang.

1. Kalau pengambilan diwakilkan, siapkan surat kuasa bermaterai yang kamu tanda tangani, beserta fotokopi identitasmu dan identitas orang yang kamu kuasakan
2. Pastikan nama orang yang kamu kuasakan ditulis persis sama dengan nama di identitasnya, tanpa singkatan dan tanpa gelar yang tidak tercantum di kartunya
3. Simpan tanda terima penyerahan berkas dan nomor pengajuanmu, karena itulah penanda yang dipakai untuk mencari paspormu
4. Kalau kamu memilih paspormu dikirim, daftarkan alamat yang benar-benar ada orangnya pada jam kerja, dan sertakan nomor telepon yang aktif
5. Beri tahu orang di alamat itu bahwa akan ada kiriman penting, supaya tidak ada yang menolak atau menitipkannya sembarangan

Aturan tentang siapa yang boleh mewakili dan apa yang harus dibawanya sudah dibahas lebih dalam di pembahasan paspor yang diambil wakil atau dikirim ke rumah, dan prinsipnya sama ketika yang diambil adalah paspor berisi visa.

Kenapa tahap ini sering lupa dihitung

Penyebabnya bukan kemalasan, melainkan cara kita membayangkan prosesnya. Dalam kepala banyak orang, urusan visa berakhir ketika keputusan keluar. Padahal keputusan keluar dan paspor di tanganmu adalah dua peristiwa berbeda yang dipisahkan oleh satu tahap perpindahan fisik.

• Kabar bahwa pengajuanmu selesai diproses biasanya datang lebih dulu daripada paspornya sendiri, sehingga kamu merasa sudah beres padahal belum
• Tahap pengembalian tidak punya tanggal pasti yang bisa kamu tulis di kalender sejak awal, berbeda dengan jadwal kunjungan yang jelas harinya
• Orang cenderung menghitung tenggat dari tanggal keputusan, bukan dari tanggal paspor fisik kembali
• Kalau kamu berangkat serombongan, tahap ini berlapis, karena rombonganmu baru benar-benar siap setelah paspor orang terakhir kembali

Tanggal paling awal kamu bisa terbang ditentukan di sini

Maskapai tidak menerima kabar bahwa pengajuanmu disetujui. Yang diminta di konter check-in adalah paspor fisikmu, berisi stiker visanya. Artinya tanggal paling awal kamu bisa terbang bukan tanggal keputusan, melainkan tanggal paspor itu benar-benar ada di tanganmu, ditambah jeda yang kamu sisakan untuk dirimu sendiri.

Jeda itu penting karena masih ada pekerjaan setelahnya. Kamu perlu memeriksa data di stiker visamu, memastikan ejaan namamu dan rentang tanggalnya sesuai dengan rencanamu, dan kalau ada yang keliru, kamu perlu waktu untuk mengurusnya. Semua itu tidak bisa dikerjakan pada pagi hari keberangkatan.

Apa saja yang perlu kamu periksa begitu paspormu kembali, termasuk kebiasaan mengeceknya sebelum beranjak dari tempat pengambilan, sudah dirinci di panduan memeriksa paspor setelah visa selesai, dan kebiasaan itu jauh lebih murah daripada memperbaikinya belakangan.

Satu hal lagi yang pantas dicek di tahap yang sama adalah masa berlaku paspormu. Paspor Indonesia sebaiknya masih berlaku minimal enam bulan dihitung dari tanggal rencana pulangmu, bukan dari tanggal keberangkatanmu. Kalau hitungan itu mepet, kamu ingin mengetahuinya sekarang, bukan di bandara.

Memasukkan tahap pulang ke dalam rencanamu

Cara paling mudah adalah membalik arah berpikir. Jangan mulai dari tanggal pengajuan, tetapi mulai dari tanggal terbang, lalu berjalan mundur melewati setiap tahap, termasuk tahap pengembalian paspor yang sering dilewati orang.

1. Tetapkan tanggal terbang yang kamu inginkan, lalu sisakan jeda tenang sebelum tanggal itu untuk urusan yang belum terduga
2. Mundur satu tahap ke hari paspormu kembali ke tanganmu, dan tandai bahwa ini hari yang tidak sepenuhnya kamu kendalikan
3. Mundur lagi ke hari kunjungan untuk menyerahkan berkas dan merekam biometrik, dan ingat bahwa di hari itu kamu sudah harus tahu mau ambil sendiri atau dikirim
4. Mundur lagi ke hari pengisian pengajuan online dan pencarian jadwal kunjungan
5. Kalau berangkat serombongan, ulangi hitungan ini untuk anggota yang jadwalnya paling belakang, karena dialah yang menentukan tempo seluruh rombongan

Yang paling perlu kamu lindungi dari hitungan mundur ini adalah uangmu. Kalau tiket dan akomodasi sudah dibeli tanpa ruang untuk digeser, seluruh risiko tahap pengembalian paspor berpindah ke kantongmu, padahal justru tanggal itulah yang paling tidak kamu kendalikan. Selama bisa, pilih pemesanan yang masih bisa diubah sampai paspormu benar-benar kembali.

Pegang satu patokan sederhana. Rencanamu belum selesai ketika pengajuanmu masuk, dan belum selesai juga ketika keputusan keluar. Rencanamu selesai ketika paspor fisikmu sudah kembali, sudah kamu periksa, dan masih menyisakan waktu longgar sebelum pesawatmu berangkat. Kalau tahap pulang itu kamu rencanakan sejak awal seperti tahap lainnya, sisa urusannya terasa jauh lebih sepi.