Basis Data Visa Schengen Bersama: Apa yang Terekam dari Pengajuanmu

Sistem visa Schengen tidak bekerja seperti deretan loket yang saling buta. Begitu berkasmu masuk di satu kedutaan, datanya tidak berhenti di lemari kedutaan itu. Ada satu sistem informasi bersama yang dipakai seluruh negara anggota, dan isinya bisa dibuka lagi bertahun-tahun kemudian oleh petugas negara yang belum pernah kamu datangi. Buat kamu yang mengajukan dari Jakarta hari ini lalu mengajukan lagi beberapa musim kemudian lewat kedutaan berbeda, mekanisme inilah yang menjelaskan kenapa petugas seolah sudah tahu ceritamu sebelum kamu bercerita.

Kenapa berkasmu tidak berhenti di satu kedutaan

Schengen dibangun di atas satu prinsip sederhana: kalau perbatasan dalam dihapus, keputusan siapa yang boleh masuk harus dipercaya bersama. Visa yang diterbitkan satu negara berlaku juga di negara anggota lain, jadi negara lain itu punya kepentingan mengetahui atas dasar apa visa tersebut dikeluarkan. Konsekuensinya, setiap keputusan yang diambil satu kedutaan harus bisa dibaca kedutaan lain.

Karena itu pengajuanmu tidak diperlakukan sebagai peristiwa tunggal, melainkan sebagai satu entri baru dalam riwayat yang sudah berjalan. Petugas yang memegang berkasmu bukan hanya menilai dokumen yang kamu setor hari ini, tetapi juga membandingkannya dengan apa yang pernah kamu setor dulu.

Pemahaman ini juga membantumu memilih kedutaan yang tepat sejak awal, karena mengajukan ke negara yang keliru pun menjadi catatan tersendiri, dan soal itu dibahas terpisah di panduan aturan tujuan utama visa Schengen.

Apa sebenarnya sistem informasi visa bersama itu

Sistem ini adalah pangkalan data terpusat yang menampung permohonan visa jangka pendek dari seluruh kedutaan dan konsulat negara Schengen di dunia, termasuk yang ada di Jakarta. Setiap kali sebuah berkas didaftarkan, sistem membuat satu berkas elektronik atas namamu. Berkas itu tidak dihapus ketika prosesnya selesai.

Yang perlu kamu bedakan, sistem ini bukan daftar hitam. Ia tidak memberi cap boleh atau tidak boleh kepada seseorang. Ia hanya menyimpan fakta: siapa mengajukan, kapan, ke mana, dengan dokumen apa, dan bagaimana keputusannya. Penilaian tetap dilakukan manusia, tetapi manusia itu membaca fakta yang sama di mana pun kamu mengajukan.

• Kedutaan negara Schengen mana pun bisa membuka riwayat pengajuanmu saat memproses berkas baru
• Petugas perbatasan di bandara Eropa bisa memverifikasi bahwa visa di paspormu memang terbit dari berkas yang sah
• Data dipakai untuk memastikan orang yang berdiri di konter adalah orang yang sama dengan yang mengajukan dulu

Apa saja yang terekam dari dirimu

Isi berkas elektronikmu jauh lebih rinci daripada yang biasa dibayangkan pemohon. Secara garis besar, yang tersimpan mencakup empat lapis.

• Identitas dan dokumen: nama sesuai paspor, tempat dan tanggal lahir, kewarganegaraan, nomor paspor beserta masa berlakunya, serta perubahan nama bila ada
• Isi formulir: tujuan perjalanan, negara tujuan utama, tanggal rencana masuk dan keluar, alamat menginap, pekerjaan, dan pihak yang mengundang atau menanggung biaya
• Data biometrik: foto wajah dan rekaman sidik jari yang diambil saat appointment
• Riwayat keputusan: visa diterbitkan dengan jenis dan masa berlakunya, atau permohonan ditolak beserta kode alasan penolakannya, termasuk bila visa pernah ditarik atau dibatalkan

Lapis biometrik ini yang paling sering disalahpahami, padahal alurnya cukup lugas dan bisa kamu baca di penjelasan tentang apa yang direkam dan disimpan dari biometrikmu.

Perhatikan bahwa yang tercatat bukan hanya hasil akhirnya. Isi formulir yang kamu tulis dulu ikut tersimpan apa adanya, lengkap dengan alamat hotel yang kamu sebut dan pekerjaan yang kamu cantumkan. Inilah bagian yang paling sering menjegal pemohon berulang.

Berapa lama jejak itu bertahan dan siapa yang membacanya

Berkas elektronikmu tidak berumur pendek. Ia bertahan cukup lama setelah keputusan dibuat, jauh melewati masa berlaku visa itu sendiri, dan tetap terbaca meski paspormu sudah kamu ganti dengan yang baru. Mengganti paspor tidak mengganti riwayat, karena identitas dan biometrikmu yang menjadi kuncinya, bukan nomor buku paspornya.

Yang berhak membacanya terbatas pada otoritas visa negara anggota, petugas perbatasan, dan instansi keimigrasian di negara-negara tersebut. Maskapai, agen perjalanan, hotel, atau kantor tempatmu bekerja tidak punya akses. Jadi kekhawatiran bahwa penolakan visa akan terbaca pihak swasta di Indonesia sebenarnya tidak berdasar.

Sistem ini tidak menghukum riwayatmu, ia hanya membuat riwayatmu mustahil disembunyikan.

Yang dibaca petugas ketika pengajuanmu pernah ditolak

Penolakan lama tidak muncul sebagai vonis, melainkan sebagai satu baris catatan berisi kedutaan yang menolak, kapan hal itu terjadi, dan kode alasannya. Kode itu yang menentukan bobotnya. Penolakan karena dokumen pendukung kurang lengkap dibaca sangat berbeda dari penolakan karena keraguan atas maksud sebenarnya kunjunganmu, meski keduanya sama-sama berakhir dengan surat penolakan.

Karena itu langkah pertama sebelum mengajukan ulang bukan menambah dokumen asal banyak, melainkan memahami dulu cara membaca surat penolakan visa supaya kamu tahu persis apa yang tercatat tentangmu.

Yang juga perlu kamu sadari, keberadaan catatan itu tidak mewajibkanmu diam. Formulir dan wawancara pengajuan berikutnya justru menyinggung riwayat visamu sebelumnya, termasuk apakah kamu pernah ditolak. Menjawab tidak padahal catatannya ada bukan sekadar kesalahan administratif, melainkan pernyataan keliru yang langsung terlihat dan berdampak jauh lebih berat daripada penolakan aslinya.

Konsistensi antarpengajuan adalah ujian yang sebenarnya

Karena isi formulir lamamu tersimpan utuh, perbedaan cerita antara pengajuan lama dan baru akan terlihat tanpa perlu diselidiki. Bukan berarti keadaanmu tidak boleh berubah, tentu boleh. Yang bermasalah adalah perubahan yang tidak masuk akal dan tidak dijelaskan.

1. Pastikan status pekerjaan dan nama tempat kerjamu selaras dengan yang pernah kamu cantumkan, atau siapkan surat yang menjelaskan perpindahannya
2. Samakan pola perjalanan yang kamu klaim dengan cap imigrasi yang ada di paspormu
3. Kalau dulu perjalananmu ditanggung orang lain dan kini kamu membiayai sendiri, tunjukkan sumber dananya secara wajar
4. Jangan mengubah negara tujuan utama hanya karena mendengar kedutaan tertentu lebih longgar, sebab pergeseran seperti ini justru mencolok di riwayat

Cara paling aman memperlakukan pengajuan barumu adalah menganggap petugas sudah membaca berkas lamamu baris demi baris. Karena secara teknis, berkas itu memang terbuka di hadapannya.

Jejak tidak hanya terbentuk di kedutaan

Selain data pengajuan, Eropa juga merekam lalu lintas orang di perbatasan luarnya. Waktu masuk dan keluarmu tercatat secara elektronik, sehingga hitungan tinggalmu tidak lagi bergantung pada ketajaman mata petugas membaca cap di paspor. Aturan 90 hari dalam 180 hari dihitung oleh sistem, bukan oleh ingatan.

Artinya kelebihan tinggal beberapa hari yang dulu mungkin lolos kini menjadi catatan yang akan muncul lagi saat kamu mengajukan visa berikutnya. Begitu pula visa yang sudah terbit tetapi tidak jadi kamu pakai sama sekali, yang meski tidak melanggar apa pun tetap memunculkan pertanyaan tentang keseriusan rencanamu.

Perlu diingat pula bahwa ditolak, ditarik, dan dibatalkan tercatat sebagai tiga hal berbeda dalam sistem, dan perbedaannya diuraikan di artikel tentang beda penolakan, penarikan, dan pembatalan visa.

Yang bisa kamu siapkan sebelum mengajukan lagi

Berita baiknya, riwayat yang terekam bekerja dua arah. Pemohon dengan rekam jejak patuh, pulang tepat waktu, dan cerita yang konsisten justru diuntungkan sistem ini, karena kepatuhannya ikut terbaca kedutaan yang belum pernah memprosesnya.

1. Kumpulkan salinan formulir dan dokumen pengajuanmu yang lama supaya kamu tidak menebak-nebak apa yang dulu kamu tulis
2. Simpan surat penolakan beserta kodenya, jangan dibuang karena malu
3. Periksa masa berlaku paspormu, hitung minimal enam bulan dari tanggal rencana pulang, bukan dari tanggal berangkat
4. Perbaiki akar masalah yang disebut dalam penolakan lama sebelum menyusun ulang berkas
5. Ajukan dengan rencana yang benar-benar akan kamu jalani, bukan rencana yang disusun semata agar terdengar meyakinkan

Bagi pemegang paspor Indonesia yang berencana ke Eropa lebih dari sekali seumur hidup, memahami bahwa setiap pengajuan menumpuk menjadi satu berkas panjang sebenarnya melegakan. Kamu tidak sedang mengulang ujian dari nol setiap kali, kamu sedang membangun catatan. Perlakukan pengajuan pertamamu dengan serius, dan catatan itu akan bekerja untukmu di pengajuan-pengajuan berikutnya.