Mengurus Visa untuk Dua Negara dalam Satu Perjalanan: Urutan yang Aman

Rencananya terdengar efisien: sekali terbang jauh, sekalian mampir ke dua negara yang sama-sama butuh visa. Masalahnya baru terasa saat kamu mulai mengisi formulir yang kedua dan sadar kolom nomor paspor itu merujuk ke benda fisik yang hanya ada satu, dan benda itu sebentar lagi akan ditahan kedutaan pertama.

Sebagian besar kedutaan yang memproses visa tempel meminta paspor asli diserahkan dan menahannya sampai stiker dicetak. Selama periode itu, kamu tidak bisa menyerahkan paspor yang sama ke kedutaan lain. Jadi dua permohonan visa untuk satu perjalanan bukan pekerjaan paralel, melainkan pekerjaan berurutan. Dan begitu sesuatu jadi berurutan, yang menentukan berhasil atau tidaknya adalah garis waktu.

Kenapa dua visa tidak bisa diurus bersamaan

Pertama, paspor fisik. Kedutaan atau pusat aplikasi menyimpan paspormu sejak berkas diterima sampai keputusan keluar, dan kedutaan kedua umumnya tidak menerima salinan sebagai pengganti.

Kedua, biometrik. Kalau kedua negara meminta perekaman sidik jari dan foto, kamu perlu dua janji temu terpisah, dan jadwalnya ditentukan ketersediaan slot, bukan keinginanmu.

Ketiga, isi berkas. Itinerary yang kamu lampirkan ke kedutaan pertama sebaiknya konsisten dengan yang kamu lampirkan ke kedutaan kedua. Kalau kamu menyusun dua rencana perjalanan yang saling bertabrakan hanya supaya masing-masing terlihat rapi, kamu justru menciptakan celah.

Karena paspor ditahan cukup lama, banyak orang kaget saat sadar mereka tidak bisa bepergian ke mana pun selama proses berjalan. Kalau ini bagian yang paling kamu khawatirkan, ada pembahasan tersendiri soal paspor yang ditahan kedutaan dan apa yang bisa serta tidak bisa kamu lakukan selama masa itu.

Menentukan visa mana yang harus duluan

Aturan praktisnya sederhana: dahulukan yang paling tidak bisa kamu kendalikan. Bukan yang paling penting, bukan yang paling mahal, tapi yang paling panjang dan paling tidak pasti waktunya.

Ada beberapa penanda yang membuat sebuah visa layak diletakkan di urutan pertama. Kedutaan yang slot janji temunya sering penuh. Negara yang permohonannya kerap melewati tahap verifikasi tambahan. Visa yang butuh dokumen dari pihak ketiga, misalnya surat undangan. Atau kedutaan yang tidak punya perwakilan lengkap di Indonesia sehingga berkas perlu dikirim ke luar kota.

Yang duluan diajukan adalah visa yang paling sulit kamu percepat kalau ternyata terlambat, bukan visa untuk negara yang lebih dulu kamu kunjungi.

Perhatikan bahwa urutan pengajuan tidak harus sama dengan urutan kunjungan. Kamu bisa saja mengurus visa negara kedua lebih dulu kalau prosesnya lebih rumit. Yang penting kedua stiker sudah ada di paspor sebelum kamu berangkat.

Satu pengecualian yang perlu kamu cek: sebagian kawasan punya ketentuan soal perwakilan mana yang berhak menerbitkan visa untuk perjalanan lintas negara. Aturan Schengen soal tujuan utama adalah contoh yang paling sering ditemui.

Menyusun garis waktu mundur dari tanggal berangkat

Cara paling aman menyusun jadwal bukan maju dari hari ini, tapi mundur dari tanggal keberangkatan. Tulis tanggal berangkat di paling kanan, lalu isi ke arah kiri dengan titik-titik berikut.

Titik nol: tanggal berangkat

Ini satu-satunya tanggal yang benar-benar kaku. Semua tenggat lain diturunkan dari sini. Kalau kamu belum yakin dengan tanggal berangkat, jangan mulai mengajukan visa apa pun dulu, karena seluruh garis waktu akan bergeser.

Mundur satu: paspor kembali dari kedutaan kedua

Beri jarak yang lega antara pengambilan paspor terakhir dan hari keberangkatan. Jarak ini bukan cuma untuk berjaga-jaga kalau proses molor, tapi juga untuk membaca ulang isi stiker: nama, nomor paspor, jumlah entri, dan periode berlaku. Kesalahan cetak memang jarang, tapi memperbaikinya butuh waktu yang tidak kamu punya kalau jaraknya hanya beberapa hari.

Mundur dua: pengajuan visa kedua

Dari titik pengembalian tadi, mundur lagi sepanjang perkiraan waktu proses kedutaan kedua. Jangan memakai angka tercepat yang pernah kamu dengar dari cerita orang. Pakai rentang resmi yang dicantumkan situs kedutaan atau pusat aplikasinya, lalu ambil ujung yang paling lama sebagai patokan.

Mundur tiga: paspor kembali dari kedutaan pertama

Ini titik sambungan yang paling rawan. Tambahkan jeda antara pengembalian paspor pertama dan penyerahan berikutnya untuk menyalin visa yang sudah terbit, melengkapi berkas, dan yang paling sering dilupakan, menunggu slot janji temu yang belum tentu tersedia besok.

Mundur empat: pengajuan visa pertama

Mundur lagi sepanjang waktu proses kedutaan pertama. Titik inilah yang biasanya bikin kaget. Begitu semua jeda dijumlahkan, hari pengajuan pertama sering jatuh jauh lebih awal dari yang kamu bayangkan, kadang sebelum kamu sempat memesan apa pun.

Mundur lima: paspor dan dokumen dasar

Sebelum semua itu, ada pekerjaan yang tidak melibatkan kedutaan sama sekali: memastikan paspor masih berlaku minimal enam bulan dihitung dari tanggal rencana pulang, bukan dari tanggal berangkat, dan halaman kosongnya cukup untuk dua stiker visa plus cap imigrasi masuk dan keluar. Kalau paspor perlu diganti lebih dulu, seluruh garis waktu bergeser lagi ke belakang.

Menentukan seberapa awal boleh mengajukan juga ada batasnya, karena sebagian kedutaan tidak menerima permohonan yang jaraknya terlalu jauh dari tanggal berangkat. Rentang aman antara terlalu cepat dan terlalu mepet dibahas di kapan waktu terbaik mengajukan visa.

Titik rawan yang sering meleset

Garis waktu di atas terlihat rapi di kertas. Yang membuatnya retak biasanya hal-hal berikut.

• Slot janji temu kedutaan kedua penuh persis di minggu yang kamu rencanakan, sehingga jeda antara dua pengajuan melebar tanpa bisa kamu tawar.
• Kedutaan pertama meminta dokumen tambahan setelah berkas masuk, dan paspor tetap berada di sana sampai permintaan itu kamu penuhi.
• Hari libur nasional di Indonesia atau di negara tujuan, ditambah libur khusus kedutaan yang tidak selalu sama dengan kalender lokal.
• Musim ramai pengajuan menjelang libur panjang, saat waktu proses cenderung memanjang dari kondisi normal.
• Visa pertama terbit dengan periode berlaku yang ternyata tidak mencakup seluruh rencanamu, sehingga itinerary harus disesuaikan sebelum mengajukan yang kedua.

Cara memberi bantalan: jangan menaruh cadangan waktu hanya di ujung, tepat sebelum berangkat. Sebar bantalannya, terutama di sambungan antara pengembalian paspor pertama dan penyerahan ke kedutaan kedua. Sambungan itu yang paling sering menelan waktu lebih banyak dari perkiraan.

Tiket dan hotel di tengah garis waktu

Pertanyaan yang selalu muncul: kalau visa kedua belum tentu terbit, kenapa harus melampirkan bukti pemesanan sejak pengajuan pertama? Karena kedutaan menilai rencana perjalanan secara utuh, termasuk bagian yang belum kamu urus visanya.

Jalan tengahnya adalah memakai pemesanan yang bisa dibatalkan atau reservasi tanpa pembayaran penuh, lalu menunda pembelian tiket yang benar-benar mengikat sampai kedua visa keluar. Jangan membalik urutannya dengan membeli tiket lebih dulu supaya berkas terlihat meyakinkan, karena begitu satu visa tertunda, tiket itu berubah jadi kerugian.

Soal batas antara reservasi yang wajar dan dokumen yang berisiko dianggap tidak benar, ada penjelasan terpisah tentang tiket dan hotel dummy untuk visa yang layak kamu baca sebelum memesan apa pun.

Kapan kamu sebenarnya tidak butuh dua visa

Sebelum menjalankan seluruh rangkaian ini, pastikan dulu kamu memang butuh dua permohonan. Ada beberapa situasi yang membuat pekerjaannya jauh lebih ringan.

Kalau kedua negara berada dalam kawasan Schengen, satu visa umumnya berlaku untuk keduanya, dan yang perlu kamu tentukan hanyalah ke perwakilan mana permohonan diajukan. Kalau salah satu negara membebaskan visa bagi pemegang paspor Indonesia, atau menerima kedatangan dengan izin elektronik yang diurus daring tanpa menyerahkan paspor fisik, urutannya jadi tidak terlalu kritis karena paspormu tidak ditahan. Dan kalau negara kedua hanya kamu lewati untuk berganti pesawat tanpa keluar dari area transit, cek dulu apakah visa transit benar-benar diperlukan.

Untuk perjalanan yang menyentuh beberapa negara Schengen, hitungan lama tinggal juga perlu kamu jaga karena berlaku kumulatif untuk seluruh kawasan. Mekanismenya dijelaskan di aturan 90 hari dalam 180 hari Schengen dan sebaiknya kamu hitung sebelum menyusun itinerary.

Kapan lebih aman memisahkan perjalanan

Ada titik di mana memaksakan dua visa dalam satu keberangkatan justru merugikan. Beberapa tanda berikut sebaiknya kamu baca sebagai sinyal untuk memecah rencana.

1. Garis waktu mundur yang kamu susun ternyata jatuh di tanggal yang sudah lewat. Artinya jadwalnya memang tidak muat, bukan kamu yang kurang rajin.
2. Kedua kedutaan sama-sama punya proses panjang dan sama-sama menahan paspor, sehingga tidak ada satu pun bagian yang bisa dikerjakan bersamaan.
3. Salah satu negara punya persyaratan yang belum bisa kamu penuhi sekarang, misalnya dokumen dari pihak ketiga yang waktunya tidak kamu kontrol.
4. Kamu punya rencana perjalanan lain di antara dua pengajuan, sehingga paspor dibutuhkan di tanganmu pada periode yang sama.
5. Rentang cuti yang kamu punya terlalu ketat, sehingga satu keterlambatan kecil membatalkan seluruh perjalanan, bukan cuma satu segmennya.

Memisahkan perjalanan bukan berarti membatalkan salah satunya. Kamu bisa mengurus satu visa sekarang untuk keberangkatan terdekat, lalu yang kedua setelah paspor kembali. Bonusnya, catatan perjalanan yang bertambah dari kunjungan pertama justru cenderung memperkuat permohonan setelahnya.

Merapikan garis waktu jadi satu lembar

Setelah semua titik ditandai, ringkas menjadi satu lembar berisi empat kolom: tanggal target, apa yang harus terjadi, di mana, dan dokumen apa yang perlu dibawa. Lembar ini paling berguna justru saat sesuatu meleset, karena kamu bisa langsung melihat titik mana saja yang ikut bergeser dan apakah tanggal berangkat masih realistis. Keputusan menunda satu segmen jauh lebih murah kalau diambil sejak awal, bukan seminggu sebelum berangkat.

Dua visa dalam satu perjalanan bukan hal yang mustahil, tapi juga bukan pekerjaan yang bisa dikerjakan sambil jalan. Kuncinya ada di urutan dan jarak antartitik, bukan pada kelengkapan berkas semata. Kalau kamu ingin kepala yang lebih dingin membaca ulang urutan pengajuanmu dan memastikan berkas untuk kedua kedutaan tidak saling bertabrakan, tim visa expert GoVisa bisa membantu meninjaunya sebelum kamu menyerahkan paspor ke kedutaan pertama.