Terjemahan dan Legalisasi Dokumen untuk Visa: Kapan Perlu Penerjemah Tersumpah

Berkas kamu sudah menumpuk di meja: akta lahir, buku nikah, kartu keluarga, surat keterangan kerja, rekening koran. Semuanya asli, semuanya berbahasa Indonesia. Lalu di halaman persyaratan kedutaan ada satu baris kecil yang bikin berhenti sejenak, kira-kira berbunyi dokumen harus disertai terjemahan resmi. Resmi yang mana, dan setelah diterjemahkan apakah masih ada tahap lain lagi.

Di titik inilah banyak orang membuang tenaga. Sebagian menerjemahkan semua dokumen padahal setengahnya tidak diminta. Sebagian lain menerjemahkan lebih dulu, lalu dokumennya diperbarui, dan terjemahan tadi jadi tidak terpakai. Cara paling hemat bukan menghafal daftar dokumen, melainkan melewatkan setiap lembar berkas melalui dua pertanyaan berurutan.

Dua lapis keputusan, bukan satu daftar

Terjemahan dan legalisasi sering dianggap satu paket. Padahal keduanya menjawab masalah yang berbeda. Terjemahan menjawab soal keterbacaan: petugas yang menilai berkas kamu belum tentu paham bahasa Indonesia. Legalisasi menjawab soal kepercayaan: dari mana negara tujuan tahu bahwa tanda tangan dan stempel di dokumen itu memang sah.

Karena masalahnya berbeda, jawabannya juga bisa berbeda untuk tiap dokumen dalam satu map yang sama. Ada dokumen yang perlu diterjemahkan tetapi tidak perlu disahkan siapa pun. Ada dokumen yang tidak perlu diterjemahkan sama sekali. Jadi jangan perlakukan berkas sebagai satu tumpukan yang nasibnya seragam. Lewatkan satu per satu ke lapis pertama dulu, baru ke lapis kedua.

Lapis pertama: dokumen ini perlu diterjemahkan atau tidak, dan kalau perlu, terjemahan seperti apa yang diterima.

Lapis kedua: dokumen ini perlu pengesahan tambahan di luar terjemahan atau tidak.

Lapis pertama: perlu diterjemahkan atau tidak

Sumber jawabannya cuma satu, yaitu daftar persyaratan resmi dari kedutaan atau pusat aplikasi visa untuk jenis visa turis yang kamu ajukan. Bukan pengalaman orang di forum, bukan versi tahun lalu yang tersimpan di ponsel teman. Yang kamu cari di halaman itu adalah kalimat soal bahasa. Umumnya muncul dalam salah satu dari tiga pola berikut.

• Dokumen diterima dalam bahasa Indonesia, tanpa syarat terjemahan sama sekali.
• Dokumen harus dalam bahasa Inggris atau bahasa negara tujuan, tanpa menyebut siapa yang boleh menerjemahkan.
• Dokumen harus diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah, kadang ditambah syarat bahwa nama penerjemahnya terdaftar atau diakui kedutaan.

Konsekuensinya berbeda jauh. Pola kedua sering bisa diselesaikan tanpa jasa penerjemah, karena sebagian dokumen bisa langsung kamu minta dalam bahasa Inggris ke penerbitnya. Hanya pola ketiga yang benar-benar mengharuskan kamu mencari penerjemah tersumpah.

Dokumen yang paling sering diminta versi terjemahannya

• Akta kelahiran, terutama untuk pemohon anak atau ketika kamu perlu membuktikan hubungan keluarga.
• Buku nikah atau akta perkawinan, biasanya muncul saat pasangan mengajukan bersama atau salah satu jadi sponsor.
• Kartu keluarga, sebagai pendukung hubungan antaranggota keluarga dalam satu pengajuan.
• Akta cerai atau surat penetapan hak asuh, saat anak bepergian dengan satu orang tua saja.
• Surat izin dari orang tua atau wali, kalau formatnya dibuat dalam bahasa Indonesia.
• Surat keterangan dari instansi, sekolah, atau tempat kerja yang formatnya baku berbahasa Indonesia dan tidak bisa diubah.

Dokumen yang sering tidak perlu disentuh penerjemah

Paspor sudah memuat data dalam dua bahasa, jadi tidak pernah perlu diterjemahkan. Rekening koran dari banyak bank sudah terbit dalam format bilingual atau bahasa Inggris, jadi cukup minta versi itu sejak awal ke bank.

Kalau kamu belum tahu bentuk cetakan yang biasanya diterima, bagian ini dibahas terpisah di panduan rekening koran untuk visa. Bukti pemesanan tiket dan hotel umumnya sudah berbahasa Inggris dari sistem penerbitnya.

Yang paling sering terlewat: surat dari kantor sebenarnya bisa diminta langsung dalam bahasa Inggris ke bagian HRD, dan itu menghapus satu langkah sekaligus. Formatnya bisa kamu cocokkan dengan panduan surat keterangan kerja untuk visa turis. Hal serupa berlaku untuk surat sponsor yang kamu tulis sendiri.

Beda terjemahan biasa dan terjemahan tersumpah

Terjemahan biasa bisa dikerjakan siapa saja, termasuk kamu sendiri atau kenalan yang bahasa Inggrisnya bagus. Hasilnya mungkin akurat, tetapi tidak ada pihak yang bisa dimintai pertanggungjawaban kalau isinya keliru. Terjemahan tersumpah dikerjakan penerjemah yang sudah diambil sumpahnya secara resmi dan namanya tercatat.

Secara fisik, hasil terjemahan tersumpah punya penanda yang khas: pernyataan bahwa terjemahan itu sesuai dengan dokumen sumbernya, identitas dan nomor pengangkatan penerjemah, tanda tangan, serta stempel. Terjemahannya biasanya dilekatkan dengan salinan dokumen asli sehingga keduanya jadi satu berkas yang tidak boleh dipisah.

Yang dinilai kedutaan bukan seberapa rapi bahasa Inggrisnya, melainkan siapa yang bertanggung jawab kalau isinya salah.

Karena itu, sebelum memesan jasa penerjemahan, pastikan dulu kedutaan tujuan menerima penerjemah pilihan kamu. Sebagian kedutaan menerima penerjemah tersumpah mana pun. Sebagian lain hanya menerima nama yang ada di daftar mereka. Menanyakan hal ini di awal jauh lebih ringan daripada mengulang seluruh terjemahan.

Lapis kedua: perlu dilegalisasi atau cukup diterjemahkan

Kalau lapis pertama sudah beres, baru masuk ke pertanyaan kedua. Legalisasi adalah rangkaian pengesahan yang memastikan tanda tangan dan stempel pada sebuah dokumen memang berasal dari pejabat yang berwenang. Perlu digarisbawahi, yang diperiksa adalah keabsahan tanda tangannya, bukan kebenaran isi dokumen.

Legalisasi berjenjang

Model klasiknya bertingkat. Dokumen disahkan lebih dulu oleh instansi atau notaris, lalu naik ke kementerian yang membidangi hukum, lalu ke kementerian luar negeri, dan terakhir ke kedutaan negara tujuan. Setiap tahap hanya mengesahkan tanda tangan dari tahap sebelumnya, sehingga urutannya tidak boleh dilompati.

Apostille

Apostille memangkas rantai tadi menjadi satu sertifikat tunggal. Indonesia termasuk negara yang ikut dalam konvensi apostille, jadi kalau negara tujuan juga anggota, dokumen yang sudah beroleh apostille umumnya tidak perlu lagi disahkan ulang di kedutaan. Kalau negara tujuan bukan anggota, kamu kembali ke jalur berjenjang.

Satu catatan penting supaya kamu tidak bekerja berlebihan: untuk visa turis, permintaan legalisasi penuh atau apostille relatif jarang muncul. Persyaratan seperti itu lebih sering ada di jalur izin tinggal, kerja, atau studi, yang berada di luar cakupan tulisan ini. Jadi jangan otomatis mengurus apostille hanya karena istilahnya sering terdengar. Cek dulu apakah kedutaan memintanya.

Kenapa sebagian kedutaan menerima dokumen berbahasa Indonesia

Perbedaan ini bukan soal ketat atau longgar. Sebagian besar berkaitan dengan di mana keputusan visa dibuat. Kalau berkas dinilai oleh staf lokal di Jakarta, dokumen berbahasa Indonesia biasanya tidak jadi masalah karena memang terbaca. Kalau berkas diteruskan ke pusat pemrosesan di negara lain, petugas di sana tidak punya cara membaca akta lahir kamu, sehingga terjemahan jadi syarat mutlak.

Faktor lain adalah seberapa penting dokumen itu untuk keputusan. Dokumen yang sifatnya pendukung sering diterima apa adanya, sementara dokumen yang membuktikan identitas dan hubungan keluarga cenderung diminta dalam versi terjemahan. Karena itu satu kedutaan bisa saja santai terhadap surat keterangan kerja tetapi tegas terhadap akta lahir anak.

Pengajuan yang melibatkan anak memang paling sering menyentuh dokumen keluarga, dan rinciannya bisa kamu cek di panduan visa untuk anak dan bayi. Di situ akta lahir dan surat izin orang tua hampir selalu masuk daftar.

Urutan pengerjaan supaya tidak bolak-balik

Urutan berikut disusun mengikuti dua lapis tadi, dan sengaja menempatkan pekerjaan yang tidak bisa diulang di bagian belakang.

1. Ambil daftar persyaratan resmi terbaru untuk visa turis dari kedutaan atau pusat aplikasi, lalu catat kalimat soal bahasa dan pengesahan.
2. Buat daftar dokumen dengan dua kolom keputusan: perlu terjemahan atau tidak, perlu pengesahan atau tidak. Isi kolomnya sebelum menghubungi siapa pun.
3. Perbarui dulu dokumen yang belum ada, sudah rusak, atau versinya lama. Cetak ulang akta, minta surat baru, ambil rekening koran periode terbaru.
4. Untuk dokumen yang bisa terbit dalam bahasa Inggris, minta langsung dalam bahasa Inggris ke penerbitnya supaya tidak perlu diterjemahkan sama sekali.
5. Baru serahkan sisanya ke penerjemah, sekaligus dalam satu kali kirim, dan gunakan dokumen yang sudah final.
6. Kalau memang ada dokumen yang butuh pengesahan, urus setelah terjemahan selesai, karena pengesahan sering perlu mencakup terjemahannya juga.
7. Pasangkan tiap dokumen asli dengan terjemahannya dalam satu set, jangan dipisah ke tumpukan berbeda.
8. Simpan salinan digital semua berkas, termasuk halaman pernyataan penerjemah.

Kunci dari urutan ini ada di langkah ketiga. Selama masih ada kemungkinan dokumen diganti, jangan diterjemahkan. Terjemahan mengikuti dokumen sumbernya, jadi begitu sumbernya berubah, terjemahannya ikut gugur.

Titik yang paling sering bikin mengulang

• Menerjemahkan seluruh isi map padahal kedutaan hanya meminta dua dokumen dalam versi terjemahan.
• Menerjemahkan dari fotokopi yang buram atau dari foto ponsel, sehingga ada bagian yang tidak terbaca dan hasilnya dianggap tidak lengkap.
• Ejaan nama di akta lahir berbeda dengan yang tercetak di paspor. Terjemahan akan mengikuti dokumen sumber, jadi siapkan penjelasan atau dokumen pendukung agar perbedaan itu tidak terbaca sebagai identitas yang berlainan.
• Hanya menyimpan hasil terjemahan dalam bentuk file, padahal yang diminta adalah cetakan dengan tanda tangan dan stempel asli.
• Mengurus pengesahan lebih dulu, lalu menerjemahkan setelahnya, sehingga stempel yang sudah ada tidak mencakup lembar terjemahan.
• Memisahkan dokumen asli dari terjemahannya saat menyusun berkas, sehingga petugas loket harus mencocokkan sendiri.

Sebelum berkas dikirim

Baca ulang daftar persyaratan sambil menyentuh tiap set dokumen. Untuk setiap baris di daftar itu, kamu harus bisa menunjuk satu set fisik yang lengkap dengan pasangannya. Baris yang tidak bisa kamu tunjuk adalah pekerjaan yang tersisa.

Bawa juga dokumen asli saat datang ke pusat aplikasi, meskipun yang diserahkan hanya salinan dan terjemahannya, karena petugas kadang meminta pencocokan di tempat. Persiapan hari itu dibahas di panduan hari-H appointment VFS dan biometrik.

Terjemahan dan legalisasi terlihat rumit karena istilahnya asing, padahal keputusannya cuma dua lapis dan bisa dijawab per dokumen. Kalau kamu ingin memastikan tidak ada lembar yang diterjemahkan sia-sia atau justru terlewat, tim visa expert GoVisa bisa membantu meninjau berkas kamu sebelum semuanya dikirim ke penerjemah.